Zaradi trenutnih razmer v povezavi s koronavirusom smo se znašli v precej spremenjenem svetu. Kriza je vplivala na mnoga življenjska področja, med drugim tudi na področje dela in zaposlovanja. Mnoga podjetja so se začela spraševati, ali je v teh časih, ko večina dela poteka od doma, sploh smiselno zaposlovati oz. iskati nove sodelavce? Poraja se tudi vprašanje, kako se uspešno znajti v trenutni situaciji, ko ugotovimo, da potrebujemo nove sodelavce?
V nadaljevanju ponujamo nekaj praktičnih nasvetov.
Kje in kako najti novega sodelavca
Ena izmed večjih napak je prehitro zaposlovanje novih sodelavcev, kar je lahko preobremenjujoče za vse zaposlene, še posebej pri zaposlovanju na daljavo. Šele ko smo popolnoma prepričani, da potrebujemo sodelavce, ki bi lahko nadgradili trenutno ekipo in ji pomagali pri učinkovitem delu, se lotimo iskanja kandidatov. Družbena omrežja ter zaposlitveni portali so odličen način za iskanje in privabljanje potencialnih kandidatov. Za iskanje kandidatov lahko uporabljamo poslovno družbeno omrežje LinkedIn, ki nam s širokim naborom funkcij omogoča iskanje kandidatov, ki kar najbolj ustrezajo našim pričakovanjem in zahtevam, iskanje in selekcijo pa nam lahko olajša najem specializirane kadrovske agencije. Kandidate lahko privabimo tudi sami, in sicer z objavo zaposlitvenega oglasa na naši spletni strani ali na zaposlitvenem portalu, kjer jasno opišemo delovno mesto in podjetje. Pomembno je tudi redno objavljanje multimedijskih vsebin na družbena omrežja našega podjetja. Pri sami vsebini smo lahko precej inovativni – lahko objavljamo video vsebine, ki prikazujejo kulturo podjetja in zaposlenih v podjetju, motivacijske fotografije, zanimiva aktualna dela ipd. Prisotnost na družbenih omrežjih je v današnjem digitaliziranem svetu izjemnega pomena. Kot podjetje moramo na spletu biti vidni in zastopati vrednote ter vizijo, zaradi katerih si bodo kandidati sebe lažje predstavljali kot bodoče člane naše ekipe.
Izbor primernih kandidatov za delo na daljavo
Zavedati se moramo, da delo na daljavo ni primerno za vsakogar. Mnogo ljudi si predstavlja, da delo od doma pomeni večjo mero fleksibilnosti in svobode, redkokdo pa pomisli na negativne strani dela od doma, in sicer na izolacijo, tesnobo in depresijo. Obstaja več pokazateljev, ki lahko predvidijo, kdo je lahko učinkovit pri delu od doma. Prvi pokazatelj je samostojnost pri delu, kar pomeni, da delujemo samoiniciativno in da smo sposobni sami sprejemati odločitve (to lahko opazimo predvsem pri kandidatih, ki so že kdaj imeli svoje podjetje ali pa so delali kot »freelancerji« na kakšnih projektih). Pri delu od doma je potrebne tudi precej samodiscipline, saj so doma vedno prisotni določeni dejavniki, ki nas lahko pri delu motijo in ovirajo. Drugi pomembni pokazatelj uspešnosti pri delu od doma je komunikativnost. Znati se moramo jasno in natančno izražati, tako ustno kot pisno. Lastnosti, ki so pri delu od doma še pomembne, so smisel za delo v ekipi ter notranja motivacija.
Zaposlitveni razgovor na daljavo
Pri zaposlitvenem razgovoru na daljavo, tj. preko video klica, si lahko ustvarimo celotno sliko o kandidatu. Treba pa je poudariti, da obstaja precejšnja razlika med video razgovorom ter osebnim razgovorom, zato moramo kandidatu dati priložnost in se znebiti nezaupanja in predsodkov, saj nas lahko preko video klica zmoti več stvari kot osebno. Zavedati se je treba tudi, da je izjemno težko ocenjevati posameznika preko računalniškega zaslona, zato je včasih smiselno, da se s kandidatom pogovorimo dvakrat ali celo trikrat, da ga lahko na tak način bolje spoznamo in si znamo predstavljati, kako se bo znašel v novi ekipi. Naj na tem mestu omenimo spletno orodje Zoom z zanimivo funkcijo, ki ji rečejo Zoom Room, v kateri lahko vsak član ekipe spozna kandidata ob določenem času v virtualni video sobi z enim samim klikom. Nezaupanja se lahko znebimo tudi tako, da podrobno preverimo kandidatovo izobrazbo, certifikate, reference, lahko pa izvedemo tudi psihometrično testiranje. Po drugi strani pa je lahko razgovor na daljavo bolj priročna možnost, ki lahko olajša delo tako podjetju kot kandidatu. Pred video klicem preverimo na našem računalniku, če vse deluje, tako kot mora ter se umaknemo v prostor, kjer nas nihče med klicem ne bo motil. Čeprav razgovor poteka preko video klica, se moramo urediti in primerno obleči. Med samim razgovorom poskušamo aktivno poslušati kandidata in gledati v kamero. Pozorni moramo biti tudi na njegovo neverbalno komunikacijo in odzivanje – če opazimo, da kima in postavlja veliko vprašanj, lahko sklepamo, da ga delo v našem podjetju zanima. Upoštevati pa moramo tudi dejstvo, da so lahko video klici za nekatere izredno neprijetni in se zaradi tega ne morejo popolnoma sprostiti.
Onboarding
Ko se odločimo za zaposlitev kandidata, je po podpisu pogodbe naša glavna naloga, da sodelavca obdržimo v našem podjetju. Onboarding pri delu od doma se namreč precej razlikuje od onboardinga v pisarni. Pri tem je pomembno, da vnaprej določimo osebo ali ekipo, ki bo mentorirala in uvajala novega zaposlenega, ter da pripravimo natančen načrt postopka. Pred prvim delovnim dnem sodelavca mu lahko na dom pošljemo paket dobrodošlice, ki običajno vključuje izdelke podjetja ter personalizirano sporočilo, s katerim ga sprejmemo v našo ekipo. Ko napoči prvi delovni dan, je vsekakor priporočljivo opraviti video klic, kjer novega zaposlenega pozdravimo, mu predstavimo ekipo ter mu na kratko pojasnimo potek uvajanja. Ne pozabimo, da je ključnega pomena, da se sodelavec v novi ekipi počuti prijetno in sprejeto, ne glede na to, da dela od doma. V uvodnem video klicu je treba poudariti, da smo mu zmeraj na voljo za kakršna koli vprašanja in pomoč. Priporočljivo je, da navodila, ki jih damo novemu sodelavcu preko video klica, povzamemo tudi v pisni obliki in mu jih posredujemo, da mu bodo služila kot opora. Poleg tega mu pošljemo tudi urnik sestankov in ostalih dogodkov. Tudi programe, ki jih uporabljamo pri svojem delu, lahko predstavimo novemu kolegu na daljavo z deljenjem našega namizja. Smiselno je tudi, da se dogovorimo za občasne kratke video klice (vsakih nekaj dni, na začetku lahko tudi vsak dan), kjer se bomo pogovorili o novicah iz preteklih dni in novega sodelavca povprašali o počutju v novi ekipi. Ko zaključimo z uvodnimi navodili in pojasnili, je čas, da se novi sodelavec loti svoje prve naloge oz. projekta. Podobno kot pri zaposlitvenem razgovoru je tudi tukaj zelo pomembno, da vsem svojim zaposlenim zaupamo, da bodo svoje delo opravljali vestno in odgovorno kljub temu, da imamo pri delu od doma manj nadzora, kot bi ga imeli na delovnem mestu.
Virtualnim uspehom naproti
Zaposlovanje na daljavo od nas zahteva skrbno načrtovanje in upoštevanje različnih dejavnikov. Ne glede na to, ali smo se z zaposlovanjem na daljavo srečali prvič ali smo se s tem že spoznali, je pomembno, da poskušamo kar najbolje optimizirati ta proces in da poskrbimo, da bo celoten zaposlitveni postopek potekal po vnaprej zastavljenem načrtu in da bomo zaposlili pravega kandidata. Pomembno je, da z zaposlovanjem ne čakamo samo zato, ker so postopki zaradi trenutnih razmer malce drugačni in ker nismo popolnoma prepričani, kako se bo delo od doma obneslo. Znati se moramo prilagoditi vsakršnim razmeram, saj imamo zdaj odlično priložnost, da ustvarimo podjetja, ki temeljijo na zaupanju, medsebojnem razumevanju in boljši komunikaciji. Navsezadnje se lahko iz te izkušnje ogromno naučimo in izboljšamo proces zaposlovanja tudi po tem, ko se bodo razmere normalizirale in ko se bo življenje vrnilo v stare tirnice.